Der geheime Office-Trick - wie erfolgreiche Unternehmen ihre Büros einrichten
Race for Talent? Fachkräftemangel? Mitarbeiter-Retention? Es gibt genügend Gründe, eine attraktive Arbeitsumgebung für seine Mitarbeiter zu kreieren. Denn diese hilft nicht nur beim Recruiting neuer Fachkräfte, sondern steigert auch Produktivität und Innovationskraft Ihrer bestehenden Mitarbeiter.
Wir haben uns angeschaut, wie erfolgreiche Unternehmen ihre Arbeitsumgebung gestalten - und einige Gemeinsamkeiten festgestellt.
April 2018
„Ein Ort, der ganz auf die Bedürfnisse von Mensch, Raum und Technologie ausgelegt ist und der uns unterstützt, die Zeitzonen unseres weltweiten Netzwerks zu überbrücken. [Unser Büro] bietet alles, um die Ideen aus den Bereichen Lernen, Führung und Innovation für die Zukunft der Arbeit umzusetzen.“ So beschreibt Steelscase sein „Learning + Innovation Center“ in München und verspricht dabei nicht zu viel – wer einmal die Gelegenheit hatte, sich den Standort persönlich anzuschauen, ist in der Regel begeistert. Das „Büro“ ist in der Tat viel mehr als ein Ort, zu dem man kommt, um seine Arbeit zu verrichten. Und wenn Mitarbeiter genau dies beschreiben, glaubt man es Ihnen gerne. Wir haben uns Unternehmen wie Steelcase einmal genauer angeschaut und eine Best-Practice Liste für attraktive, innovative Arbeitsumgebungen zusammengestellt.
1) Verschiedene Raumzonen für "activity based working"
Verschiedene Tätigkeiten verlangen nach verschiedenen Räumlichkeiten. So lässt sich kurz und prägnant das Konzept von „Activity Based Working“ (ABW) zusammenfassen. Die Idee dahinter ist simpel: Ein Mitarbeiter, der Internet-Recherche für eine Marktanalyse anstellen muss, benötigt eine andere räumliche Unterstützung als ein Mitarbeiter, der zusammen mit zwei Kollegen über eine neue Produktentwicklung brainstormt. Um Mitarbeiter bei jeder Tätigkeit bestmöglichst zu unterstützen, sollten Unternehmen deshalb daran denken, verschiedene räumliche Zonen zu schaffen, die Mitarbeitern zu jeder Zeit zur Verfügung stehen. Dass sich das für Unternehmen trägt, kann man schnell erkennen: Optimale räumliche Unterstützung = höhere Produktivität & Innovation = effektivere Nutzung der eigenen Ressourcen. Viele Unternehmen haben dies erkannt und umgesetzt- ob Microsoft, Google oder Steelcase. Dank Smartphone, WLAN & Laptop besteht keine fixe Gebundenheit an den eigenen Schreibtisch mehr. Dies sollten Sie nutzen.
2) Ausreichend natürliches oder biodynamisches Licht
In welcher Himmelsrichtung liegt mein Büro? Gibt es den ganzen Tag über ausreichend natürliches Licht? In welchen Ecken muss ich zu welchen Tageszeiten zusätzliche Lichtquellen schalten oder den äußeren Lichteinfall regulieren? Diese auf den ersten Blick vermeintlich trivialen Fragen haben tatsächlich einen ungemein großen Einfluss auf Produktivität und Wohlbefinden Ihrer Mitarbeiter. So fanden beispielsweise Forscher aus den Niederlanden in einer Studie heraus, dass die Gesamtproduktivität durch Änderung des Beleuchtungsniveaus von 300 auf 500 Lux ohne weiteres um 8 Prozent gesteigert werden kann. Wenn ein Büro nicht über ausreichenden Einfall natürlichen Lichts verfügt, kommt der Wahl der richtigen (künstlichen) Beleuchtung deshalb eine große Bedeutung zu. Viele moderne Firmen setzen auf das als Human Centric Lighting (HCL) bekannte biodynamische Licht, welches den natürlichen Tagesverlauf von Licht nachahmt und auf diese Weise das Wohlbefinden steigert, Mitarbeitergesundheit fördert sowie Leistungsfähigkeit und Konzentration steigert.
3) Intelligent eingesetzte Akustikelemente
Neben der Beleuchtung spielt auch die Akustik am Arbeitsplatz eine entscheidende Rolle. So hat eine von Plantronics in Auftrag gegebene, repräsentative Befragung in Deutschland, Frankreich und Großbritannien ergeben, dass sich ein lärmintensives Arbeitsumfeld negativ auf Mitarbeiter und die Qualität ihrer Arbeit auswirkt (Deutschland: 96,5 Prozent, Frankreich: 93,5 Prozent, Großbritannien: 89,9 Prozent). Interessant ist dabei, dass die eigentliche Lautstärke des Lärms nicht so wichtig ist wie die Qualität bzw. Art des Lärms. So kann ein angemessener, hintergründiger Lärmpegel in einem Großraumbüro („Grundrauschen“) sogar konzentrationsfördernd wirken. Am hinderlichsten ist dagegen klar vernehmbarer Lärm wie die Gespräche des Tischnachbarns in einem 4-er Büro. Unternehmen, die dies berücksichtigen, rücken deshalb vermehrt von klassischen 2er bis 6-er Büros ab und setzen stattdessen auf größere Raumflächen mit intelligent voneinander getrennten Raumzonen. Intelligente Akustiktrenner, schallsaugende Deckensegel oder auch Akustikbilder sorgen hier dafür, dass der Lärmpegel nur selten über ein angenehmes „Grundrauschen“ hinaus geht.
4) Berücksichtigung der Corporate Identity
Das eigene Büro ist Teil der Corporate Identity eines Unternehmens und sollte dementsprechend als solches gesehen werden. Die Räumlichkeiten sind Ausdruck der Kultur und der Werte eines Unternehmens. Vom Boden bis zur Decke können Räume die zentralen Aspekte eines Unternehmens widerspiegeln: Tradition, Philosophie, Ideen und Ziele. Firmen, die dies besonders geschickt einsetzen, schlagen gleich zwei Fliegen mit einer Klappe: Auf der einen Seite trägt es zu einem einheitlichen Corporate Design mit Wiedererkennungswert bei und kann dementsprechend externe Besucher wie Kunden, Investoren oder Partner beeindrucken. Und auf der anderen Seite erhöht es das Identifikationspotenzial für Ihre Mitarbeiter, denen täglich in Erinnerung gerufen wird, für welche Werte und Ziele Ihre Firma steht.
5) Unterstützende Mitarbeiterservices und -Benefits
Eine attraktive Arbeitsumgebung bedeutet mehr als gelungenes Raumdesign. Denn gerade junge Mitarbeiter der Generation Y oder Z legen viel Wert auf eine gute Atmosphäre innerhalb Ihres Teams und auf zusätzliche Services und Benefits. Dies können Fitnessangebote von aggregierenden Anbietern wie My Fitness Card oder Urban Sports Club sein, Mobility Angebote wie Fahrrad-Leasing oder Carsharing, Food&Drinks Angebote wie frische Obstkörbe oder gesunde Snacks, oder auch Angebote zum Netzwerken. All diese Alternativen stellen eine oftmals kostengünstige, aber effektive Möglichkeit dar, Mitarbeiter durch zusätzliche Benefits von Ihrer Firma zu überzeugen.
Mit space-Y zu Ihrer eigenen, attraktiven Arbeitsumgebung
Nun könnten Sie natürlich – und das völlig zurecht – darauf verweisen, dass Steelcase, Microsoft und Google allesamt Milliarden Unternehmen sind, und Steelcase als Möbelhersteller auch noch auf Büroeinrichtung spezialisiert ist. Welche Möglichkeiten haben Sie denn, für Ihr Unternehmen eine ähnlich attraktive Arbeitsumgebung zu schaffen? Nun, Sie könnten z.B. einmal bei space-Y nachhören – wir sind nämlich genau darauf spezialisiert: Attraktive Arbeitsumgebungen für Firmen jeder Budgetgröße zu schaffen. Als Single Point of Contact kümmern wir für Sie um modernes Raumdesign, IT-Ausstattung, digitale Tools und Mittarbeiterservices.